في سنة 2001 اعلن على فضيحة انرون أو بشكل أدق الفضيحة المحاسبية لشركة إنرون وهي شركة طاقة أمريكية مقرها هيوستن في ولاية تكساس، وأدت إلى إفلاس الشركة لاحقا ومن ابرز اسباب الإفلاس كانت البيانات المالية المعقدة لشركة إنرون مربكة للمساهمين والمحللين ، الشاهد من هذا الكلام هو الأهمية البالغة لقسم المحاسبة وكيفية إدارته و إدارة البيانات المالية في أي شركة سوى كانت صغيرة أو متوسطة أو كبيرة حيث يعد هذا الجانب من ابرز مشاكل إفلاس الشركات الشائعة ، مع التطور الرهيب لعلوم الحاسوب تلجأ الشركات لــ إستخدام برامج تخطيط موارد الموسسات (ERP) إذ بلغت قيمة السوق العالمية لتخطيط موارد المؤسسات ERP 43.72 مليار دولار أمريكي في عام 2020 ، ومن المتوقع أن تصل إلى 86 مليار دولار سنة 2026 و 117.09 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2030 ، بمعدل نمو سنوي مركب قدره 10.0٪ من عام 2021 إلى عام 2030 ، وتستخدم الشركات حلول تخطيط موارد المؤسسات (ERP) لمساعدتها إدارة عملياتهم التجارية وعملياتهم بكفاءة أكبر،في هذا المقال نقوم بدراسة تفصلية لهذه البرامج و ما هي القيمة المضافة التي تقدمها في نمو و زيادة أرباح الشركات و تجنيبها للأزمات .
المصدر : runn
ما هو نظام تخطيط المؤسسات ERP
يتعلق نظام المعلومات المحاسبي التقليدي بالبيانات المالية والعمليات المحاسبية، وبالتالي قامت بعض المنظمات بتطوير نظم معلومات إضافية تقوم بتجميع وتخزين والتقرير عن المعلومات التي لا يتضمنها نظام المعلومات المحاسبي التقليدي.
تعتمد أغلب نظم المعلومات التقنية التقليدية على وجود نظام معلومات خاص بكل وظيفة على حدة ويعمل بمعزل عن باقي نظم المعلومات الخاصة بمختلف الوظائف داخل المؤسسة، ولكن وجود العديد من النظم يترتب عليه مشاكل وعدم كفاءة في الوقت نفسه، حيث أن البيان الواحد يتم الحصول عليه وتخزينه بواسطة
أكثر من نظام، مما يترتب عليه الآتي :
-احتمال وجود تكرار في النظم ( حيث أن البيان الواحد يسجل في أكثر من نظام ) .
-حدوث تناقضات في حالة أن البيانات يتم تغييرها في نظام، ولا يتم تغييرها في النظم الأخرى المسجل بها هذه البيانات.
-يكون من الصعب الربط بين البيانات الموجودة في نظم مختلفة .
لذا كان من الضروري إيجاد حلول لمثل هذه المشاكل، وبالفعل تم التوصل إلى حل يتمثل في وجود قاعدة بيانات مركزية ( واحدة ) تحدث تكامل بين كل الوظائف داخل المؤسسة، هذه القاعدة يطلق عليها نظام تخطيط موارد المؤسسة ( Enterprise Resource Planning ” ERP).
هناك العديد من التعريفات لنظام تخطيط موارد المؤسسة :
- هي مجموعة من تطبيقات الحاسب ، تستخدم بشكل واسع في مجالات مختلفة مثل التمويل والمحاسبة والموارد البشرية وكافة الأعمال التي تقوم بها المؤسسة، حسب التعريف فإن نظام تخطيط موارد المؤسسة يؤدي إلى تحقيق التناسق الكامل بين الإدارات المختلفة، لأن مخرجات إدارة ما تعتبر مدخلات الإدارة أخرى وعلى المستوى العام فإن الهدف الرئيس تحقيق النمو والارتقاء بالمؤسسة من خلال التعاون المستمر بين تلك الإدارات، وهذا ما يوفره الاستخدام الأمثل لنظم الحاسب الآلي
- هو إختصار لــ enterprise resource planning و هو نظام تنشئه المؤسسات الهدف منه ربط أقسام الشركة الاساسية في ما بينها ( المبيعات ، المشتريات ، الحسابات ، الفواتير ، نقاط البيع ، المخازن ، الجرد ، شؤن الموظفين)هذا النظام يصعب ادارته يدويا حتى و ان كان الموظفون ذو كفاءة ، هنا اتت الحاجة الى تصميم برمجيات نظم تخطيط المؤسسات ERP لمساعدة الشركات في ادارة عمليتها التجارية مع تحسين التعاون بين جميع أقسام الشركة و الزيادة من الإنتاجية و التقليل من المخاطر ، بالإضافة إلى ذلك عادة ما تستخدم المؤسسات حلول برمجيات نظم تخطيط المؤسسات (ERP) لأنها تزود الشركات بإمكانيات كبيرة أكثر كفاءة لتخطيط لأعمالها وتحسينها من منصة واحدة. تساعد حلول برمجيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الشركات على تقليل تكاليف التشغيل ، وتحسين عملية اتخاذ القرار ، وبالتالي زيادة الإيرادات الإجمالية وتجربة العملاء.
الوظائف والإدارات التي يشملها نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP
- إدارة الحسابات :
يضمن النظام الوفاء بالمعلومات والبيانات المحاسبية عن طريق إدخال جميع العمليات المحاسبة إلى النظام من خلال قيد تلك البيانات في قاعدة البيانات، ومن ثم يوزع نظام تخطيط موارد المؤسسة هذه القيود على حسابات الأستاذ العام، ومنها يتم استخراج المركز المالي وكافة القوائم المالية الختامية والتقارير المطلوبة من الإدارة .
- إدارة الموارد البشرية :
يشتمل النظام على معلومات العاملين داخل المؤسسة، وتحتوي قاعدة بيانات نظام تخطيط موارد المؤسسة على الوصف الوظيفي لكل وظيفة في الهيكل التنظيمي للمؤسسة، وكذلك بيانات عن شاغلي كل وظيفة، وجميع التفاصيل الخاصة بكل موظف .
ويضمن النظام قواعد تطبيق القوانين واللوائح الخاصة بالمؤسسة للعاملين.
- إدارة سلسلة التوريد :
طبقاً لنظام تخطيط موارد المؤسسة المطبق، فإن النظام يعمل على تكامل العمليات داخل المؤسسة، وعدم تضارب المعلومات رغم اختلاف مصادرها، ويضمن النظام دقة بيانات الإنتاج من مخزون المواد الخام وبيانات عن أرصدة المخزون النهائي، وكذلك معلومات عن الموردين وأسعار شراء المواد الخام .
- إدارة التسويق :
يدير نظام تخطيط إدارة المؤسسة معلومات إدارة التسويق ويتحكم في تعاملات المؤسسة مع عملائها . ا، استناداً إلى المعلومات والتحليلات التي يقوم بها والخاصة بقسم التسويق.
وتستفيد الأقسام من خدمات نظام التخطيط، وخاصة تقنيات الحوسبة السحابية، كاستخدام الـبـريـد الإلكتروني لتداول المعلومات بين مختلف العاملين في المؤسسة
كيفية اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) المناسب
قبل اختيار شركة توريد وتنفيذ نظام من نظم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) يجب على المنظمة رصد متطلباتها الحالية والمستقبلية.
يجب على المنظمة أن تقوم بدراسة معمقة للبنية التحتية الخاصة بتقنية المعلومات الموجودة في المنظمة من معدات وشبكات وكذلك برمجيات وكذلك الموارد المتوفرة لتنفيذ النظام الجديد.
وفي هذا الاطار يجب التأكيد على ما يلي:
- وظائف الأعمال (Business Functions) الموجودة في النظام الجديد.
- القدرة التكاملية (Integration Capabilities) للنظام المزمع تنفيذه.
- الجدوى المالية للشركة الموردة للنظام ( Financial Viability) وتشمل أقدمية الشركة في توريد النظم المتكاملة لتخطيط موارد المؤسسات.
- سياسات الشركة الموردة فيما يخص التراخيص والترقية Licensing and Upgrade policies) ) .
- سياسات الشركة الموردة فيما يخص خدمة العملاء والدعم على مدار الساعة.
- متطلبات البنية التحتية الخاصة بتقنية المعلومات IT Infrastructure Requirements) ) .
- قابلية التكامل مع برمجيات أخرى.
- دعم النظام القديم وامكانية التكامل معه.
- خدمات الاستشارة والتدريب التي تقدمها الشركة.
- الأهداف والخطط المستقبلية على المدى القصير والبعيد.
أهم الأسباب فشل تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- عدم معرفة متطلبات النظام
- عدم وجود استشاريين خارجيين
- مقاومة التغير من قبل الموظفين والإدارات داخل المؤسسة.
- التدريب غير الكافي للمستخدمين الرئيسيين والنهائيين على استخدام النظام.
- ثقافة المنشأة وعدم دعم الإدارة العليا للمؤسسة.
- التوقعات الغير واقعية من البرنامج.
- كثرة التعديلات على النظام والاعتماد على التخصيص.
- عدم المرونة في الجدول الزمني (سوء حساب الوقت والجهد).
- سوء البنية التحتية التقنية للمؤسسة.
- سوء اختیار نظام (ERP) : اختيار المنتج الخاطئ، أو عدم ملائمة تطبيق البرامج مع إجراءات العمل.
- سوء الاتصال والتواصل ما بين الأطراف ذات العلاقة بالنظام. تخفيض التكاليف الغير مجدي مع ارتفاع تكلفة الاستشاريين الباهظة.
عوامل نجاح تطبيق نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)
- إعداد وثيقة المتطلبات للمؤسسة بشكل جيد بعد فهم طبيعة العمل بداخلها بأدق التفاصيل.
- فرز المشاكل التي تطمح الشركة بالتخلص منها من جراء تركيب نظام (ERP).
- الرؤية المستقبلية البعيدة للشركة وأخذها بعين الاعتبار لدى اختيار البرنامج المناسب.
- اختيار البرنامج المناسب.
- توفير الدعم القوي من قيادة المنشأة لمدير المشروع أو المطبق (Implementer)
- التنسيق بين أطراف المشروع الاستشاريين وفريق العمل).
- توفير فرق عمل مؤهلة للعمل مع الشركة الاستشارية.
- مشاركة فرق العمل في مراجعة المخرجات وتقديم الملاحظات.
فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسات ERP
إن هذه العمليات المتداخلة تحتاج إلى نظام يتمتع بدرجة عالية من الدقة تمكنه من ضبطها للوصول إلى حلول متكاملة تمكن الإدارات المختلفة من تنفيذ مهامها المناطة بها بأقل أخطاء ممكنة، كما أن تقسيم أعمال المؤسسة من خلال نظام تخطيط موارد المؤسسة إلى وظائف مختلفة يساعد على تكريس فكرة التخصص وتوزيع المهام بين الإدارات المختلفة الأمر الذي يؤدي إلى سهولة التكامل بين هذه الوظائف . تعد نظم تخطيط موارد المؤسسة الرابط الأساسي بين مختلف أعمال المؤسسة، وفي بعض الأحيان يتم دمج الأعمال المتشابهة في إدارة واحدة، تهدف إلى توفير المعلومات حسب احتياج الإدارات لها بشكل مستمر وسريع وفي الوقت المناسب ( 2006 ,Beheshti ).
يمكن تحديد فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسة بالنقاط التالية :
- مساعدة الإدارة العليا على التخطيط الاستراتيجي واتخاذ القرارات الإدارية السليمة :
تـسـاعـد نـظـم تخطيط موارد المؤسسة الإدارة العليا على التخطيط الاستراتيجي للمؤسسة ككل وتساهم بشكل جوهري في توجيه الإدارة نحو اتخاذ قرارات إدارية سليمة ورسم السياسيات المتعلقة بالمدى القصير والمتوسط والطويل.
- دعم الإدارة بالمعلومات الكافية التي تمكنها من الحكم والرقابة على الأعمال اليومية :
لا تقتصرة ر فائدة نظام تخطيط موارد المؤسسة على دعم الإدارة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية وحسب بل إن من فوائدها أيضاً 2 :
– دعم الإدارة بالمعلومات الكافية والتي تمكن الإدارة من الحكم والرقابة على الأعمال والمهام اليومية، فدعم إدارة الإنتاج بالمعلومات اللازمة عن المخزون والمواد الأولية للإنتاج يسهل من تحديد الأولويات، وبذلك تخفض المؤسسة من النفقات على المخزون الزائد عند الاحتفاظ به.
– دعم إدارة الإنتاج بمعلومات تتعلق بحجم المبيعات تساعد في تحديد تشكيلة المنتجات الواجب إنتاجها، وبذلك تزيد أرباح المؤسسة.
– تستطيع الإدارة العليا مراقبة التكاليف لكل إدارة من الإدارات المختلفة، فعلى سبيل المثال يمكن للشركة أن تضع سياسة داخلية لها على أن يتم توظيف عامل نظافة واحد لكل عشرة موظفين لديها، يمكن متابعة ذلك من خلال الاطلاع على تكاليف رواتب كل إدارة وأعداد العاملين بها وتصحيح الانحرافات عند وجودها كنقل عامل النظافة إلى إدارة أخرى أو فرع آخر.
– تتمكن الإدارة العليا من الاطلاع على تقارير مختصرة يومية أو اسبوعية أو شهرية عن أداء العاملين بشكل عام في المنظمة ومدى التزامهم بالسياسات والإجراءات الداخلية في المنظمة من خلال تكامل المعلومات بين الإدارات .
- إعادة هندسة عمليات المؤسسة :
تعتبر إعادة هندسة عمليات المؤسسة من أهم فوائد نظام تخطيط موارد المؤسسة حيث تعمل على تصحيح الخطوات الزائدة في عملية إعادة هندسة عمليات المؤسسة، ويجب أن تصمم نظم تخطيط موارد المؤسسة بما يتفق مع هندسة عمليات المؤسسة وتطبيق النظام المطور الذي يعمل على إحداث تنسيق بين نظم تخطيط موارد المؤسسة وممارسات أنشطة المؤسسة.
يعمل نظام تخطيط موارد المؤسسة على دمج بعض الخطوات واستحداث بعض الطرق بين الإدارات لتساعدها في تقديم معلومات كافية بما يتلاءم مع إعادة هندسة عمليات المؤسسة وتم تصميمه لإحداث التكامل بين جميع الوظائف التي تقوم بها المؤسسة عن طريق توفير المعلومات لإتمام عمليات المؤسسة.
