الإبداع الإداري ليس نتاج الصدفة، بل هو نتيجة حتمية لأسس علمية وقواعد تتبع،ومن أهم هذه القواعد المشاركة بالفكر وإتاحة المعلومات، فقد تغيرت في السنوات الخمس عشر الأخيرة الكثير من المفاهيم التي تحكم عمل المديرين فلم تعد المشكلة في الإدارة الكلاسيكية المتمثلة في إدارة الأفراد أو الماليات أو الأعمال الإدارية الأخرى، وإنما أصبحت المشكلة التي تواجه المديرين هي إدارة التغيير المستمر الذي يحدث داخل المؤسسة مع اكتسابها لخبرات متزايدة في خضم من المتغيرات الخارجية المستمرة في بيئة العمل المحيطة بها. وقد أصبح الاعتماد على تقنية المعلومات والاتصالات أحد الركائز الهامة التي تنطلق منها الإدارة الحديثة. وقد تحكمت ثورة المعلومات والاتصالات في إدارة التغيير بشكل حاسم وأصبح متاح الآن توظيف المعلومات المتاحة من أجل تحقيق أهداف المؤسسة.
لقد تطورت فكرة توظيف المعلومات في الإدارة تطوراً كبيراً، حيث بدأ هذا التوظيف متمثلاً في في شكل تقارير تعبر عن ماذا حدث؟” فعلاً داخل المؤسسة، ثم تطور الأمر إلى تحليل تلك التقارير لمعرفة الأسباب وراء حدوث المتغيرات لماذا حدث؟”. وانتقلت التقنيات بعملية توظيف المعلومات إلى مرحلة التنبؤ أي ماذا سيحدث؟”، ثم تطورت إلى مرحلة الرؤية المجمعة للمعلومات والتأثيرات المختلفة للقرارات، ثم انتقلت إلى المرحلة الأكثر تقدماً وهي توظيف المعلومات من أجل تحقيق الأهداف أو ماذا نريد أن يحدث؟”.
ماهية الإدارة الإلكترونية :
إن فكرة الإدارة الإلكترونية تتعدى بكثير مفهوم الميكنة الخاصة بإدارات العمل داخل المؤسسة، إلى مفهوم تكامل البيانات والمعلومات بين الإدارات المختلفة والمتعددة واستخدام تلك البيانات والمعلومات في توجيه سياسة وإجراءات عمل المؤسسة نحو تحقيق أهدافها وتوفير المرونة اللازمة للاستجابة للمتغيرات المتلاحقة سواء الداخلية أو الخارجية،وتشمل الإدارة الإلكترونية جميع مكونات الإدارة من تخطيط وتنفيذ ومتابعة وتقييم وتحفيز إلا إنها تتميز بقدر على تخليق المعرفة بصورة مستمرة وتوظيفها من أجل تحقيقالأهداف،وتعتمد الإدارة الإلكترونية على تطوير البنية المعلوماتية داخل المؤسسة بصورة تحققتكامل الرؤية ومن ثم أداء الأعمال.
أهداف و مكاسب الإدارة الإلكترونية :
- إدارة ومتابعة الإدارات المختلفة للمؤسسة وكأنها وحدة مركزية.
- تركيز نقطة اتخاذ القرار في نقاط العمل الخاصة بها مع إعطاء دعم أكبر في مراقبتها.
- تجميع البيانات من مصادرها الأصلية بصورة موحدة.
- تقليص معوقات اتخاذ القرار عن طريق توفير البيانات وربطها.
- تقليل أوجه الصرف في متابعة عمليات الإدارة المختلفة.
- توظيف تكنولوجيا المعلومات من أجل دعم وبناء ثقافة مؤسسية إيجابية لدى كافة العاملين.
- توفير البيانات والمعلومات للمستفيدين بصورة فورية.
- التعلم المستمر وبناء المعرفة.
- زيادة الترابط بين العاملين والإدارة العليا ومتابعة وإدارة كافة الموارد.
أسباب التحول للإدارة الإلكترونية :
التحول إلى الإدارة الإلكترونية ليس درباً من دروب الرفاهية وإنما حتمية وفق التغيرات العالمية، ففكرة التكامل والمشاركة وتوظيف المعلومات أصبحت أحد محددات النجاح لأي مؤسسة. وقد فرض التقدم العلمي والتقني والمطالبة المستمرة برفع جودة المخرجات وضمان سلامة العمليات، كلها من الأمور التي دعت إلى التطور الإداري نحو الإدارة الإلكترونية. ويمثل عامل الوقت أحد أهم مجالات التنافسية بين المؤسسات، فلم يعد من المقبول الآن تأخر تنفيذ العمليات بدعوى التحسين والتجويد وذلك لارتباط الفرص المتاحة أمام المؤسسات بعنصر التوقيت. ويمكن تلخيص الأسباب الداعية للتحول الإلكتروني في النقاط التالية:
- الإجراءات والعمليات المعقدة وأثرها على زيادة تكلفة الأعمال.
- 2 القرارات والتوصيات الفورية والتي من شأنها إحداث عدم توازن في التطبيق.
- ضرورة توحيد البيانات على مستوى المؤسسة.
- صعوبة الوقوف على معدلات قياس الأداء.
- ضرورة توفير البيانات المتداولة للعاملين في المؤسسة .
- التوجه نحو توظيف استخدام التطور التكنولوجي والاعتماد على المعلومات في اتخاذ .
- ازدياد المنافسة بين المؤسسات و ضرورة وجود اليات للتميز داخل كل مؤسسة تسعى للتنافس .
- حتمية تحقيق الاتصال المستمر بين العاملين على اتساع نطاق العمل .
أسس التحول من الإدارة التقلدية إلى الإدراة الإلكترونية :
يمكن استخدام النموذج التالي لتحويل الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية:
- تقييم الحالة الحالية: تتطلب هذه الخطوة تحليل وتقييم النظام الحالي للإدارة والمعرفة بالمشاكل التي تواجهها. يجب أن يتم تحديد المناطق التي يمكن تحسينها بما يتماشى مع الإدارة الإلكترونية.
- وضع خطة الانتقال: يجب وضع خطة لتحويل الإدارة التقليدية إلى الإدارة الإلكترونية، والتي يجب أن تتضمن خطوات محددة وأهداف واضحة. يتطلب ذلك تحديد أولويات الخطة وتحديد الموارد المطلوبة والجدول الزمني لتنفيذ الخطة.
- تحديث البنية التحتية: يجب تطوير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية، بما في ذلك إنشاء نظام تقنيات المعلومات المناسب وشبكات الاتصالات السلكية واللاسلكية وتطوير البرمجيات اللازمة للعمليات الإدارية الجديدة.
- تطوير قدرات الموظفين: يجب تدريب الموظفين الحاليين والجدد على استخدام التكنولوجيا والأدوات الجديدة المطلوبة للعمل في الإدارة الإلكترونية. يتطلب ذلك تحديد المهارات المطلوبة وتوفير التدريب اللازم.
- تطبيق الإدارة الإلكترونية: بمجرد توفير البنية التحتية وتدريب الموظفين، يمكن البدء في تطبيق الإدارة الإلكترونية. يتطلب ذلك تطبيق الأنظمة الجديدة والبرامج اللازمة ومراقبة الأداء وتحديث العمليات الإدارية وفقًا للتغييرات في البيئة.
- تقييم النتائج
حالة عملية : نظام الإدارة الإلكترونية أنجم في شركة الطريق الأخضر لتجارة العامة
شركة الطريق الاخضر للتجارة العامة والنقل الدولي والتخليص الجمركي هي شركة عراقية و هي نموذج رائد في التحول إلى الإدارة الإلكترونية لمواكبة التطور العالمي حيث تستخدم نظام الإدارة الإلكترونية أنجم وهو نظام مالي محاسبي وإداري ، ومستخدم من عام 2014 بشركات ومؤسسات و مدارس وغيرها، و قد نجحت الشركة العراقية في هذا التحول و ذلك راجع إلى توفير اسس النطام من جهة و كفاءة نظام أنجم من جهة أخرى إذ تحصل النظام على شهادة حسن الإنجاز من طرف الشركة العراقية و عديد الشركات الأخرى ، ويعمل نظام أنجم على ربط جميع المقار المختلفة لتصبح جميع أنشطة الشركة مجمعة في نظام متكامل يساهم بشكل فعال في توفير إدارة مركزية لتلك الأنشطة بطريقة الكترونية تتيح جميع المعلومات في الوقت المناسب وتوفر أدق وأحدث التقارير لمتخذي القرار في الشركة،وقد اعتمدة الشركة في هذا التحول على :
- بناء ذاكرة مؤسسية متكاملة.
- تجميع موارد المؤسسة بصورة متكاملة.
- إتاحة المعلومات طوال الوقت.
- متابعة تنفيذ الأعمال.
- التقارير والإحصائيات لمتخذي القرار.
- تطوير أسلوب أداء الأعمال.
- التحول إلى مجتمع لا ورقى Paper Less.
- تنمية مهارات وقدرات الموظفين
- تغيير ثقافة الموظفين.
التعريف بنظام الإدراة انجم :
يعد نظام إدارة موارد المؤسسة أنجم أحد النظم الإدارية المدعومة بتقنيات الحديثة لتكنولوجيا المعلومات، والذي يعتبر من النظم الرائدة في الشرق الأوسط لإدارة موارد المؤسسات من خلال ما يتيحه من قدرات وإمكانيات على مستوى تقنى عالي وذلك بما يقدمه من حلول مرنة تساعد المؤسسة على تحويل البيانات إلى معرفة والمعرفة إلى فعل من خلال قدرته على تحليل البيانات واستخلاص النتائج منها وبالتالي تصل المعلومات الصحيحة للمستخدم في الوقت المناسب مما يساعده في عملية التخطيط واتخاذ القرارات ورسم السياسات والمتابعة وتصحيح المسار ، وهو نظام مالي محاسبي وإداري ، ومستخدم من عام 2014 بشركات ومؤسسة و مدرسة وغيرها، يصلح للشركات الصغيرة والكبيرة، ويلبي احتياجات القطاع الصناعي والتجاري والخدماتي ( التعليمي ) ، وهذا البرنامج يعالج كافة القضايا المالية والمحاسبية، مثل:
- المحاسبة العامة ويحتوي على ملفات الحسابات والذمم المدينة والدائنة بالإضافة إلى حركات القبض والصرف والقيد ويحتوي على تقارير المحاسبة العامة مثل تقرير الحركات وكشف حساب وميزان مراجعة وتقييم الأرصدة وتقرير السندات وتقرير فروق العملة تحويلات العملة و تعمير الذمم وأرصدة تجاوزت حد الدين.
- إصدار الفواتير ويحتوى على فواتير المبيعات و المشتريات ومردودات المبيعات والمشتريات و الإشعارات الدائنة والمدينة وملف تعريف الخدمات وتقارير الضريبة الإضافية وتقارير أخرى ذات علاقة
إدارة الموجودات الثابتة ويحتوي على ملف الموجودات الرئيسية وملف الموجودات الفرعية وعلى تقارير احتساب الاستهلاك التفصيلية والإجمالية مع بيان الإضافات والاستبعادات. - الشيكات وهو نظام متكامل مرتبط بحركات القبض والصرف بالإضافة إلى نظام آلي مرتبط بسندات القيد من أجل متابعة حركة الشيكات بشكل مفصل يؤدي إلى تسوية حسابات البنوك فيما يخص الشيكات بشكل آلي، كما يحتوي على نظام تقارير شامل يحتوى على كشف حساب البنك المستقبلي والكثير من التقارير الأخرى.
- مراكز التكلفة وهو نظام فعال يحتوي على ملف تعريف مراكز التكلفة متعددة المستويات مع تمكين عملية توجيه أي نوع من الحركات لحساب معين آلي أي من مراكز التكلفة ويمكن استخدامه لإدارة حسابات المشاريع والأفرع وإصدار تقارير مالية وختامية كالميزانية العمومية وقائمة الدخل حسب مركز التكلفة.
- التقارير المالية الختامية وتحتوي على تقرير قائمة الدخل وتقرير الميزانية العمومية وتقارير الموازنات التقديرية وتقرير مصادر واستخدامات الأموال بالإضافة إلى تقارير تحليل بنود القوائم المالية.
- نظام حفظ المرفقات وهو نظام يمكنك من إرفاق أي وثيقة الكترونية أو ممسوحة (scanned document) بأي مستند يتم انشاؤة عن طريق البرنامج كما يمكنك من إرفاق أي وثيقة كذلك بالملفات الثابتة كسجل الزبائن والموردين وغيرها.
- إدارة البيع بالتجزئة(POS): يساعد مراكز التسوق على المتابعة والمراقبة وتوفير عمليات إدارة المبيعات والزبائن. وقد صمم لتخفيف الزمن المطلوب لتحضير أوامر الشراء، وجرد المخازن، ومتابعة المبيعات والزبائن، وتحضير إشعارات المطالبات المالية والفواتير.
- يتعامل النظام مع الباركود، حيث يمكن إجراء عملية المسح الضوئي لباركود القطع والسلع لإتمام حركات البيع، مع وجود خيار لإظهار سعر السلعة المباعة على الشاشة، مع طباعة إيصال يشمل بيانات تفصيلية.
- يستطيع هذا النظام التعامل مع منظومة الأجهزة المستخدمة في عمليات البيع مثل : (صندوق النقود الكهربائي ، طابعة الإيصالات، شاشة العرض، ولوحة مفاتيح البيع بالتجزئة، أجهزة قراءة الباركود، جهاز قياس الباركود).
مميزات نظام انجم :
- محاسبة الصناديق اليومية
- شجرة حسابات مرنة يمكن التعديل عليها من خلال المستخدم
- ضبط الاصناف والكميات بالإضافة الى التصنيفات
- دعم الضريبة حسب الصنف بنسب لا محدودة
- امكانية اضافة قياسات لا محدودة للشركات الصناعية و هذه الخاصية مرتبطة بتقارير
- ضبط أسعار الوحدات و ربط بالكميات مثل القطعة و الدزينة و الكرتونة
- امكانية استخدام اكثر من سعر للمادة مثل سعر بيع المستهلك و الجملة و التصدير
- ضبط ذمم العملاء و الموردين و الموظفين
- تصنيف غير محدود للمواد
- ضبط الشيكات وحسابات البنوك
- إدارة عمليات البيع النقدي من خلال الباركود
- ضبط مبيعات الشركات التي تقدم خدمات
- ضبط مصاريف وإيرادات الاقسام والاقسام الفرعيه داخل الشركة من خلال نظام مراكز التكلفة
- امكانية التحكم بتصاميم و ألوان فواتير المبيعات و المشتريات و جميع الحركات من خلال المستخدم و لا داعي للرجوع الى الشركة مقدمة الخدمة
- امكانية ضبط الاعدادات لجميع الحركات المالية و المستودعات
- جميع الحركات بالبرنامج من نظام المستودعات والمحاسبة و الشيكات و الأصول الثابتة مترابطة و لا داعي لترحيل الحركة أكثر من مرة .
- امكانية تحميل صور الشيكات و المرفقات داخل الحركات المالية سواء قبض أو صرف
- نظام إدارة صلاحيات المستخدمين بصلاحيات واسعة و دقيقه مثل منع التعديل على اي حركات تم حفظها
- إمكانية الاطلاع على جميع نشاطات المستخدمين من من خلال ملف التسجيل سواء حركات او تقارير مع ذكر التاريخ و الوقت
- إمكانية ضبط الوقت بفواتير المشتريات و المبيعات
